Manual / Glosario del Sistema

驴Qu茅 es Process People?
Automatiza procesos. Conecta equipos.

Process People es una plataforma empresarial dise帽ada para automatizar procesos, conectar equipos de trabajo y centralizar la informaci贸n operativa de una organizaci贸n en un solo sistema.

La soluci贸n permite gestionar procesos internos, tickets de soporte, tareas, auditor铆as, inventario y control de equipos, seguimiento de actividades, notificaciones, indicadores KPI, reportes y flujos de aprobaci贸n de manera organizada, trazable y en tiempo real.

A trav茅s de formularios din谩micos, reglas de asignaci贸n, automatizaci贸n de tareas, respuestas configurables y seguimiento detallado, las empresas pueden optimizar tiempos, mejorar la comunicaci贸n entre 谩reas y tener mayor control sobre sus operaciones diarias.

Process People puede adaptarse a diferentes tipos de organizaci贸n y procesos, permitiendo implementar flujos para soporte t茅cnico, recursos humanos, inventario, compras, mantenimiento, visitas t茅cnicas, auditor铆as, aprobaciones y cualquier operaci贸n que requiera seguimiento y control.

La plataforma tambi茅n integra herramientas de reporter铆a y anal铆tica para medir resultados, monitorear desempe帽o y facilitar la toma de decisiones estrat茅gicas mediante datos centralizados y actualizados.

Process People combina automatizaci贸n, colaboraci贸n, trazabilidad y control operativo en una plataforma flexible, escalable e integrable con sistemas externos mediante API.

Instrucciones del sistema

Cada men煤 del manual est谩 comprimido. Para consultar la informaci贸n, haz clic sobre el t铆tulo de la secci贸n que deseas desplegar.
Concepto clave:
En el sistema, una tarea representa un paso dentro del proceso. Es decir, cada vez que el proceso avanza, se activa una nueva tarea que debe ser atendida por el usuario correspondiente.

驴Qu茅 es un formulario?
Un formulario es el conjunto de campos que se muestran en una tarea del proceso para capturar informaci贸n. Un mismo formulario puede reutilizarse en varias tareas del mismo proceso o incluso en otros procesos.
Formulario asignado a una tarea

Cada tarea puede tener configurado un formulario. Este formulario define qu茅 informaci贸n debe ingresar o validar el usuario cuando atiende esa tarea.

  • Una tarea puede usar un formulario espec铆fico.
  • El mismo formulario puede reutilizarse en otra tarea.
  • Los formularios ayudan a estandarizar la informaci贸n capturada.
Campos del formulario

Los formularios est谩n compuestos por campos configurables. Estos campos pueden modificarse seg煤n la necesidad del proceso.

  • Texto: permite ingresar informaci贸n corta.
  • N煤mero: permite ingresar valores num茅ricos.
  • Decimal: permite ingresar valores con decimales.
  • Correo: permite capturar direcciones de correo.
  • Fecha: permite seleccionar una fecha.
  • Selecci贸n: permite elegir una opci贸n de una lista.
  • Textarea: permite ingresar texto largo.
  • Check: permite marcar una opci贸n.
  • Archivo: permite cargar m煤ltiples archivos a la vez, mostrando una lista previa antes de guardar. Soporta documentos PDF e im谩genes como JPG, PNG o JPEG.
Campos compuestos

Un campo compuesto es un input especial que combina uno o varios campos para formar un 煤nico valor de visualizaci贸n. Este tipo de campo se utiliza cuando la informaci贸n necesita una estructura especial o una reporter铆a espec铆fica.

  • Puede combinar varios valores en un solo texto.
  • Puede usarse para cat谩logos especiales, por ejemplo: clientes, equipos u otros registros.
  • Permite seleccionar hasta varios campos como valores principales de visualizaci贸n.
  • Los campos pueden ordenarse mediante Drag & Drop.
Los campos compuestos permiten crear entradas especiales reutilizables y con reporter铆a propia, diferentes a los campos simples del formulario.

Estas reglas definen qui茅n podr谩 atender una tarea dentro del proceso.

Importante:
En el flujo, cada paso activo representa la tarea actual que debe ser atendida.
  1. Debe existir una tarea activa en el proceso.
  2. La tarea activa debe tener una configuraci贸n asociada.
  3. Usuario Inicio Proceso
    • Si la tarea no tiene nivel jer谩rquico asignado, queda asignada al usuario que inici贸 el proceso.
    • Solo ese usuario podr谩 atenderla y darle seguimiento.
  4. Nivel jer谩rquico
    • La tarea podr谩 ser atendida por usuarios asociados al nivel jer谩rquico seleccionado.
    • El 谩rea del usuario debe coincidir con el 谩rea configurada en la tarea.
    • El nivel del usuario debe ser igual o mayor al nivel requerido por la tarea.
  5. Usuario Atiende Ticket
    • En gestiones tipo ticket, la tarea puede ser atendida por un usuario con permiso para ver y gestionar tickets.
    • Este usuario puede responder, dar seguimiento y registrar notas del ticket.
Un usuario con nivel superior puede atender tareas de niveles inferiores, siempre que pertenezca a la misma 谩rea configurada en la tarea.

Concepto clave:
Una tarea es equivalente a un paso dentro del proceso. Cada vez que el proceso avanza, se activa una nueva tarea.
Configuraci贸n principal

Antes de ejecutar un proceso, se deben configurar los campos principales que ayudar谩n a identificar, clasificar y notificar correctamente el flujo.

  • Campo que identificar谩 el proceso: dato principal usado para reconocer el proceso.
  • Campo observaciones del proceso: dato usado para mostrar comentarios o descripci贸n general.
  • Campo tipificaci贸n del proceso: dato usado para clasificar el proceso o ticket.
  • Campo notificaci贸n del proceso: dato usado como referencia para enviar notificaciones.
Pregunta gu铆a

Cada tarea puede tener una pregunta gu铆a. Esta pregunta orienta al usuario sobre qu茅 debe validar, responder o completar antes de avanzar el proceso.

Flujo por respuesta

Cada tarea del proceso puede tener una o varias respuestas configuradas. Estas respuestas no necesariamente son S铆 o No; pueden ser opciones seleccionables definidas seg煤n la necesidad del proceso.

Seg煤n la respuesta seleccionada por el usuario, el sistema decide cu谩l ser谩 la siguiente tarea del flujo o si el proceso debe finalizar.

  • Una respuesta puede enviar el proceso a una tarea espec铆fica.
  • Otra respuesta puede enviarlo a una tarea diferente.
  • Tambi茅n puede configurarse una respuesta para finalizar el proceso.
Ejemplo:
En una tarea de revisi贸n, las respuestas podr铆an ser: Aprobado, Rechazado o Requiere correcci贸n. Cada una puede dirigir el proceso a una tarea diferente o finalizarlo.
脕rea y nivel de la tarea

Cada tarea puede tener un 谩rea y un nivel asignado. Estos valores ayudan a determinar qu茅 usuarios pueden atenderla.

  • 脕rea: define el grupo o departamento responsable.
  • Nivel: define el nivel jer谩rquico requerido para atender la tarea.
  • Si no tiene nivel, puede aplicar la regla de Usuario Inicio Proceso.
La configuraci贸n de 谩rea y nivel se relaciona directamente con las reglas de asignaci贸n de tareas del proceso.

驴Qu茅 es una gesti贸n?
Una gesti贸n es la activaci贸n de un proceso previamente configurado. Define qu茅 proceso se podr谩 iniciar, qui茅nes tienen permiso para iniciarlo, bajo qu茅 condiciones estar谩 disponible y qu茅 datos se utilizar谩n para su control.
Requerimiento asociado

Toda gesti贸n puede estar relacionada con un requerimiento. El requerimiento ayuda a clasificar el motivo o necesidad por la cual se inicia el proceso.

Proceso configurado

La gesti贸n debe tener asociado un proceso. Este proceso contiene las tareas, reglas de asignaci贸n, preguntas gu铆a y flujo por respuesta que se ejecutar谩n cuando un usuario inicie la gesti贸n.

Usuarios que pueden iniciar la gesti贸n
  • La gesti贸n puede limitarse a una 谩rea espec铆fica.
  • Tambi茅n puede configurarse para que solo determinados usuarios seleccionados puedan iniciarla.
  • Si no se define un 谩rea o usuarios espec铆ficos, la disponibilidad es global para todos los usuarios del sistema
Estado de la gesti贸n
  • Si la gesti贸n est谩 marcada como activa, puede ser utilizada para iniciar procesos.
  • Si est谩 inactiva, no estar谩 disponible para los usuarios.
  • Puede configurarse para desactivarse cuando se cumpla la cantidad m谩xima de procesos permitidos.
Vigencia y cantidad m谩xima

La gesti贸n puede controlar su disponibilidad mediante fechas de inicio, fechas de finalizaci贸n o una cantidad m谩xima de procesos. Esto permite activar una gesti贸n por un per铆odo definido o cerrarla autom谩ticamente cuando se alcance el l铆mite configurado.

Notificaciones de la gesti贸n

En la pesta帽a de notificaciones se pueden agregar correos adicionales que recibir谩n avisos relacionados con la gesti贸n.

  • Cada notificaci贸n puede tener un nombre y un correo.
  • Estos correos se suman a los correos configurados en el proceso o sede.
  • El sistema evita duplicar correos al momento del env铆o.
La gesti贸n funciona como la puerta de entrada al proceso: controla qui茅n puede iniciarlo, cu谩ndo est谩 disponible, qu茅 proceso ejecuta y a qui茅n se notificar谩.

驴Qu茅 es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es una gesti贸n especial que permite iniciar un proceso y solicitar al usuario la aceptaci贸n de t茅rminos y condiciones mediante una firma electr贸nica.
Enlace p煤blico de firma

Al crear una orden de trabajo, el sistema genera un enlace p煤blico asociado al proceso. Este enlace permite abrir el documento sin necesidad de iniciar sesi贸n.

  • El enlace se genera con un token de firma.
  • Tambi茅n puede generarse una URL corta para compartir f谩cilmente.
  • Este enlace puede usarse para generar un c贸digo QR.
C贸digo QR

El c贸digo QR representa el enlace p煤blico de la orden de trabajo. Al escanearlo, el usuario puede abrir el documento, revisar la informaci贸n del proceso y firmar la aceptaci贸n.

Notificaci贸n para firma

La orden de trabajo puede enviar una notificaci贸n al usuario para solicitar la revisi贸n y firma del documento.

  • La notificaci贸n puede configurarse por correo, SMS o WhatsApp.
  • Cuando el tipo de notificaci贸n es SMS, el sistema usa el campo configurado como contacto del proceso.
  • El mensaje incluye informaci贸n de la gesti贸n y el enlace corto para acceder.
T茅rminos y condiciones

Antes de firmar, el usuario debe leer los t茅rminos y condiciones configurados para la empresa.

  • El sistema muestra los t茅rminos en una ventana modal.
  • El usuario debe desplazarse hasta leer el 100% del contenido.
  • Solo despu茅s de leerlos se habilita la casilla de aceptaci贸n.
Firma electr贸nica

Despu茅s de aceptar los t茅rminos, el usuario debe registrar su firma en pantalla para confirmar la aceptaci贸n de la orden de trabajo.

  • La firma se captura directamente en el navegador.
  • El usuario puede limpiar y volver a firmar antes de guardar.
  • Al guardar, el sistema registra la firma, fecha y aceptaci贸n.
  • Si el usuario cierra la ventana sin firmar, el sistema vuelve a solicitar la firma.
Documento PDF

La orden de trabajo permite consultar el PDF del proceso para revisar la informaci贸n registrada antes o despu茅s de la firma.

La gesti贸n tipo orden de trabajo se utiliza cuando el proceso requiere evidencia de aceptaci贸n mediante t茅rminos, condiciones y firma electr贸nica.

Cuando una gesti贸n es de tipo ticket, el sistema permite dar seguimiento a solicitudes creadas por una sede.

  • Cada sede puede tener configurado un correo de soporte, normalmente asociado al t茅cnico o encargado responsable de atender los tickets de esa sede.
  • Si existen varios t茅cnicos con permiso para gestionar tickets, cualquiera de ellos puede atender el ticket seg煤n las reglas del sistema.
  • Aunque cualquier t茅cnico autorizado pueda atenderlo, el sistema notificar谩 al correo configurado en la sede para que el encargado tenga conocimiento del caso.
  • Las notas del ticket aparecen en la campanita cuando est谩n pendientes de lectura.
  • Las notas internas no se muestran al usuario que cre贸 el ticket.
El correo de soporte de la sede funciona como contacto principal para notificar el seguimiento del ticket, aunque la atenci贸n pueda ser realizada por cualquier t茅cnico autorizado.

La pantalla de seguimiento permite consultar y atender el avance completo de un proceso o ticket. Desde esta vista se puede revisar la informaci贸n general, el progreso, las tareas realizadas, las tareas pendientes, notas, adjuntos y decisiones tomadas durante el flujo.

Resumen del proceso

En la parte izquierda se muestra la informaci贸n principal del proceso:

  • Nombre del proceso o detalle del ticket.
  • C贸digo del proceso.
  • Fecha de inicio.
  • Requerimiento asociado, si aplica.
  • Porcentaje de avance.
  • Total de pasos realizados contra total de pasos configurados.
  • Estatus actual del proceso.

Tambi茅n se puede generar el reporte PDF del proceso para respaldo o auditor铆a.

Seguimiento de tareas o pasos

Cada tarea representa un paso dentro del proceso. El sistema muestra una l铆nea de tiempo donde se puede identificar el estado de cada paso:

  • Activo: paso actual que debe ser atendido.
  • Completado: paso ya finalizado.
  • Pendiente: paso que a煤n no ha iniciado.
  • Reinicio: paso que fue reiniciado dentro del flujo.

Cuando el usuario tiene permiso para atender el paso activo, se muestra la opci贸n para completar la tarea o agregar una nota relacionada al paso.

Completar tarea o paso

Al completar una tarea, el sistema abre un formulario con los campos configurados para ese paso. Estos campos pueden ser texto, n煤mero, fecha, selecci贸n, check, correo, usuario, 谩rea de texto o archivo.

Si el paso tiene una pregunta gu铆a, el usuario debe seleccionar una respuesta final. Esta respuesta determina si el proceso contin煤a hacia otro paso, toma una ruta diferente o finaliza.

Adjuntos y evidencias

Las tareas pueden solicitar archivos como evidencia. El sistema permite adjuntar im谩genes o documentos PDF, mostrando una vista previa antes de guardar.

  • Im谩genes.
  • Archivos PDF.
  • M煤ltiples archivos en campos tipo archivo.
  • Vista previa de im谩genes.
  • Botones para ver o descargar adjuntos.
Notas del proceso

El seguimiento permite registrar notas generales del proceso o notas espec铆ficas de una tarea/paso.

  • Nota general: queda asociada al proceso completo.
  • Nota del paso: queda asociada a la tarea activa.
  • Nota interna: en tickets, no es visible para quien cre贸 el ticket.
  • Las notas pueden incluir comentario y archivo adjunto.
Seguimiento de tickets

Cuando el proceso corresponde a un ticket, la pantalla muestra informaci贸n adicional del solicitante, conversaci贸n del ticket y tipificaci贸n.

  • Nombre del solicitante.
  • Correo del solicitante.
  • Tipificaci贸n del ticket.
  • Conversaci贸n entre solicitante y soporte.
  • Notas internas visibles solo para soporte.
Requerimientos

Si el proceso tiene requerimientos configurados, estos pueden ser revisados desde el seguimiento. Cada requerimiento puede tener comentario y marca de verificaci贸n.

Los cambios se guardan autom谩ticamente para mantener actualizado el avance del requerimiento.

Finalizaci贸n del proceso

Si el usuario que inici贸 el proceso tiene permiso y el proceso no est谩 bloqueado o finalizado, puede finalizarlo manualmente. Para hacerlo debe registrar una observaci贸n o motivo de finalizaci贸n.

Esta pantalla centraliza toda la trazabilidad del proceso: avance, tareas, responsables, respuestas, notas, adjuntos, requerimientos, tickets y cierre del flujo.

El sistema env铆a correos seg煤n la configuraci贸n del proceso y la gesti贸n.

  • Correo del proceso: se toma del campo configurado en el proceso campo notifica.
  • Correos de gesti贸n: se toman de la configuraci贸n en el tab de notificaciones.
  • Correos de sede: si la gesti贸n es tipo ticket, se toman de la correo listado por sedes.
  • Los correos duplicados se eliminan autom谩ticamente.

Los momentos de notificaci贸n definen cu谩ndo el sistema enviar谩 (correos, whatsapp, SMS) o recordatorios durante el avance de una tarea del proceso.

C贸digo Significado
I Notificaci贸n inicial cada vez que inicia una tarea del proceso.
F Notificaci贸n final cada vez que finaliza una tarea del proceso.
IF Notificaci贸n inicial y final durante la ejecuci贸n de una tarea del proceso.
D Recordatorio por d铆as, seg煤n la frecuencia configurada.
DI Recordatorio diario cuando ya pas贸 el d铆a l铆mite configurado y tambi茅n notifica al final del proceso.
DF Recordatorio diario cuando ya pas贸 el d铆a l铆mite configurado y tambi茅n notifica al finalizar la tarea.
驴Qu茅 es el m贸dulo de inventarios?
El sistema permite controlar inventarios de equipos de la empresa o sede. Cada equipo puede pertenecer a un tipo diferente, como PC, impresora, proyector, smartphone, ventilador u otros activos configurables.

El inventario permite registrar, consultar, editar y controlar los equipos asignados o disponibles dentro del sistema.

  • Cada equipo tiene una ubicaci贸n actual.
  • Puede pertenecer a una sede, 谩rea o responsable seg煤n la configuraci贸n.
  • El sistema permite crear nuevos equipos o editar equipos existentes.
  • Los campos del equipo dependen del tipo de formulario configurado.

Los equipos tipo PC pueden ser alimentados autom谩ticamente mediante un servicio de Windows instalado en la computadora.

  • El servicio monitorea recursos del equipo.
  • Registra informaci贸n de hardware instalado.
  • Detecta programas instalados.
  • Audita cambios realizados en la computadora.
  • Permite mantener actualizado el inventario t茅cnico del equipo.
Este tipo de inventario ayuda a controlar cambios de hardware, software y configuraci贸n en computadoras monitoreadas.

Los equipos que no son tipo PC se registran mediante formularios configurables. Esto permite adaptar los campos seg煤n el tipo de activo.

Ejemplos de equipos:

  • Proyectores.
  • Smartphones.
  • Ventiladores.
  • Impresoras.
  • Otros activos configurados por la empresa.

Cada tipo de equipo puede tener campos propios, como marca, modelo, serie, ubicaci贸n, estado, responsable, fecha de compra u otra informaci贸n necesaria.

Los formularios de inventario permiten definir qu茅 informaci贸n se solicitar谩 para cada tipo de equipo.

  • Se puede seleccionar el tipo de formulario del equipo.
  • Los campos pueden ser texto, n煤mero, fecha, selecci贸n, archivo, textarea o checkbox.
  • El sistema permite crear un equipo nuevo o editar uno existente.
  • Algunos campos pueden ser obligatorios.
  • El campo tipo archivo permite adjuntar documentos o im谩genes.
Ejemplo:
Un formulario para impresoras puede solicitar marca, modelo, n煤mero de serie, ubicaci贸n actual, tipo de tinta o estado del equipo.

驴Qu茅 es la asignaci贸n de equipo?
La asignaci贸n de equipo permite registrar la entrega de un activo a un colaborador, indicando la sede, departamento, persona que entrega, fecha de asignaci贸n, observaciones y fotograf铆as del equipo.
Entrega de equipo
  • Se selecciona la sede donde se entrega el equipo.
  • Se registra el colaborador asignado.
  • Se selecciona el equipo por nombre, serial o UUID.
  • Se indica el departamento responsable.
  • Se selecciona la persona que entrega, normalmente un agente de soporte autorizado.
  • Se registra la fecha de asignaci贸n.
  • Se pueden agregar observaciones.
  • Se pueden adjuntar m煤ltiples fotograf铆as del equipo antes de guardar.
Evidencia fotogr谩fica

Durante la entrega se pueden cargar varias fotograf铆as del equipo. Estas im谩genes sirven como evidencia del estado f铆sico del activo al momento de la asignaci贸n.

  • Vista frontal del equipo.
  • N煤mero de serie.
  • Estado f铆sico.
  • Accesorios o perif茅ricos entregados.
Historial y estatus del equipo

El sistema mantiene un historial de recepci贸n, asignaci贸n y devoluci贸n del equipo. Desde el listado se puede consultar el estado actual del activo.

  • Asignado: el equipo est谩 entregado a un colaborador.
  • Devoluci贸n: el equipo fue retornado o est谩 en proceso de devoluci贸n.
  • Se puede consultar sede, departamento, colaborador, fecha de asignaci贸n y fecha de devoluci贸n.
  • El historial permite revisar observaciones, motivo de baja o devoluci贸n y evidencia asociada.
Devoluci贸n de equipo

Cuando un equipo asignado es devuelto, el sistema permite registrar el motivo de devoluci贸n y validar los perif茅ricos entregados.

  • Se muestra la informaci贸n del colaborador, serial, equipo, sede y departamento.
  • El usuario debe ingresar un motivo de devoluci贸n.
  • El motivo debe describir claramente la raz贸n de la devoluci贸n.
  • Se pueden marcar los perif茅ricos recibidos.
  • Se pueden agregar observaciones por perif茅rico.
  • Al confirmar, el sistema genera el registro de devoluci贸n.
  • Despu茅s de devolver, se puede imprimir el PDF de devoluci贸n.
C贸digo QR del equipo

Cada equipo puede tener un c贸digo QR asociado. Este QR permite consultar la informaci贸n y el estatus del equipo desde un enlace p煤blico o de verificaci贸n.

  • El QR identifica el equipo mediante su UUID.
  • Al escanearlo, se abre una vista de consulta del equipo.
  • Permite revisar datos generales, sede, asignado, departamento y serial.
  • Tambi茅n puede mostrar caracter铆sticas din谩micas del equipo.
  • Desde el listado se puede generar o visualizar el PDF del QR.
Enlace para ver estatus

El sistema genera un enlace de consulta para validar el estado del equipo. Este enlace puede abrirse desde el QR y permite revisar informaci贸n actualizada del activo.

  • Consulta de datos generales del equipo.
  • Consulta de colaborador asignado.
  • Consulta de sede y departamento.
  • Consulta de perif茅ricos entregados.
  • Consulta del estado de firma.
Firma electr贸nica de entrega

La entrega del equipo puede requerir firma electr贸nica del colaborador. Si el registro est谩 pendiente de firma, el sistema muestra una ventana para capturar la firma antes de continuar.

  • El colaborador firma directamente en pantalla.
  • Puede limpiar la firma y volver a firmar antes de guardar.
  • Al aceptar, el sistema registra la firma, fecha y confirmaci贸n.
  • El estado cambia de Pendiente a Firmado.
  • La firma queda disponible para consulta y respaldo en PDF.
PDF de entrega y devoluci贸n

El sistema permite generar documentos PDF como respaldo de la entrega o devoluci贸n del equipo.

  • PDF de entrega del equipo.
  • PDF de devoluci贸n del equipo.
  • PDF del QR del equipo.
  • El PDF puede incluir datos del colaborador, equipo, sede, perif茅ricos y firma.
Esta funcionalidad permite controlar el ciclo completo del equipo: registro, asignaci贸n, evidencia, firma, consulta por QR, historial y devoluci贸n.

驴Qu茅 es una visita t茅cnica?
Es el registro de una intervenci贸n realizada sobre un equipo. Permite consultar el equipo por serial o escaneando su c贸digo QR, agregar una nota t茅cnica, adjuntar evidencia fotogr谩fica y consultar el historial de visitas anteriores.
B煤squeda del equipo

El t茅cnico puede buscar el equipo ingresando o escaneando el Serial BIOS. Al encontrarlo, el sistema muestra una vista previa con la informaci贸n principal del equipo.

  • Colaborador asignado.
  • Departamento.
  • Sede.
  • Serial del equipo.
Escaneo de QR

En dispositivos m贸viles, el sistema muestra el bot贸n para escanear QR. Al escanear el c贸digo del equipo, el sistema obtiene el serial o identificador y realiza la b煤squeda autom谩ticamente.

  • Abre la c谩mara del dispositivo.
  • Lee el c贸digo QR del equipo.
  • Limpia la URL si el QR contiene un enlace completo.
  • Coloca el valor en el campo de b煤squeda.
  • Carga la informaci贸n del equipo y su historial.
Registro de nota t茅cnica

Despu茅s de identificar el equipo, el t茅cnico puede registrar una nota relacionada con la visita o intervenci贸n realizada.

  • Nota: comentario general sobre el equipo.
  • Mantenimiento: intervenci贸n correctiva o preventiva.
  • Revisi贸n: validaci贸n del estado del equipo.
  • Actualizaci贸n: cambio o actualizaci贸n realizada.

El bot贸n de guardar permanece deshabilitado hasta que el sistema encuentra un equipo v谩lido con asignaci贸n.

Evidencia fotogr谩fica

La visita t茅cnica permite adjuntar una imagen como evidencia. El sistema muestra una vista previa antes de guardar.

  • Permite im谩genes JPG o PNG.
  • Sirve como respaldo visual de la intervenci贸n.
  • Puede usarse para documentar da帽os, reparaciones o cambios.
Historial de notas

Al consultar un equipo, el sistema muestra el historial de notas registradas anteriormente en una l铆nea de tiempo.

  • Fecha y hora de la nota.
  • Usuario que registr贸 la intervenci贸n.
  • Tipo de nota.
  • Comentario t茅cnico.
  • Imagen adjunta, si existe.
La visita t茅cnica permite documentar cada intervenci贸n realizada sobre un equipo, manteniendo trazabilidad por serial, QR, usuario, fecha, comentario e imagen de evidencia.

驴Qu茅 controla el inventario?
El sistema lleva el control completo de los equipos registrados, incluyendo computadoras, equipos configurados por formularios din谩micos y perif茅ricos asociados a cada entrega.
Inventario de equipos

El inventario permite consultar todos los equipos registrados, su informaci贸n t茅cnica, usuario asignado, sede, departamento, estado actual, 煤ltima asignaci贸n y 煤ltimo arranque.

  • Equipos tipo PC.
  • Equipos din谩micos creados desde formularios.
  • Serial BIOS o identificador del equipo.
  • UUID 煤nico del equipo.
  • CPU, RAM, sistema operativo y discos.
  • Imagen o evidencia de la 煤ltima asignaci贸n.
  • Estado actual: disponible, asignado, devuelto o baja.
Control de perif茅ricos

Los perif茅ricos forman parte del inventario y pueden asignarse a un equipo durante la entrega. Cada perif茅rico conserva su control de cantidades y estado actual.

  • C贸digo del perif茅rico.
  • Tipo de perif茅rico.
  • Descripci贸n.
  • Cantidad total registrada.
  • Cantidad entregada.
  • Cantidad no devuelta.
  • Cantidad disponible en inventario.

Un perif茅rico puede encontrarse en estado nuevo, asignado, devuelto o pendiente de devoluci贸n, seg煤n el movimiento realizado.

Asignaci贸n de perif茅ricos a equipos

Al asignar un equipo a un colaborador, tambi茅n se pueden registrar los perif茅ricos entregados junto con el equipo.

  • Mouse.
  • Teclado.
  • Cargador.
  • Monitor.
  • Adaptadores.
  • Otros accesorios configurados en inventario.

Esto permite saber qu茅 accesorios fueron entregados, cu谩les siguen asignados y cu谩les no han sido devueltos.

Historial del equipo

Cada equipo conserva un historial completo de asignaciones, devoluciones, bajas, notas e incidencias.

  • Recepci贸n o c贸digo de asignaci贸n.
  • Colaborador asignado.
  • Fecha de inicio.
  • Fecha de devoluci贸n o baja.
  • Estado de la asignaci贸n.
  • Notas t茅cnicas o incidencias registradas.
Baja de equipos

El sistema permite dar de baja un equipo cuando ya no debe formar parte del inventario activo.

  • Se registra el usuario que realiza la baja.
  • Se registra fecha y hora de baja.
  • Se solicita una observaci贸n o motivo.
  • El equipo queda identificado con estado Baja.
Auditor铆a completa del equipo

El sistema genera un reporte PDF de auditor铆a del equipo. Este documento consolida la informaci贸n principal del activo y su historial.

  • Informaci贸n general del equipo.
  • Serial, UUID y c贸digo.
  • Informaci贸n t茅cnica.
  • Asignaci贸n actual.
  • Historial de asignaciones.
  • Perif茅ricos asociados.
  • Notas e incidencias.
  • Campos din谩micos del formulario, si aplica.
Reportes de inventario

Desde el inventario se pueden exportar reportes en Excel para an谩lisis o respaldo administrativo.

  • Excel de equipos PC.
  • Excel de todos los equipos.
  • Excel por tipo de equipo din谩mico.
  • Excel de perif茅ricos.
Esta funcionalidad permite mantener trazabilidad completa del activo: registro, asignaci贸n, perif茅ricos, estado actual, historial, auditor铆a, baja y reportes.

Los perfiles de acceso permiten definir qu茅 opciones puede ver y utilizar cada usuario dentro del sistema.

Cada perfil agrupa permisos por m贸dulo o funcionalidad. Al asignar un perfil a un usuario, el sistema controla autom谩ticamente las acciones disponibles para ese usuario.

Datos del perfil
  • Nombre: identifica el perfil dentro del sistema.
  • Descripci贸n: explica el prop贸sito del perfil o el tipo de usuario al que aplica.
Permisos del perfil

Los permisos se muestran agrupados por categor铆a para facilitar su administraci贸n. Cada permiso representa una acci贸n, pantalla o funcionalidad disponible dentro del sistema.

  • Se puede buscar un permiso espec铆fico usando el buscador.
  • Se pueden marcar permisos individuales.
  • Se puede marcar un grupo completo de permisos.
  • Los permisos seleccionados quedan asociados al perfil.
Uso del perfil

Despu茅s de configurar un perfil, este puede asignarse a uno o varios usuarios. Todos los usuarios con ese perfil tendr谩n acceso 煤nicamente a las opciones permitidas.

Un perfil no representa a una persona, sino un conjunto de permisos que define qu茅 puede hacer un usuario dentro del sistema.

El dashboard general es la pantalla principal donde el usuario puede consultar sus tareas pendientes, procesos asignados, tickets de soporte y gestiones disponibles para iniciar.

Tareas pendientes

En la parte superior se muestra un contador con el total de pendientes del usuario. Este total puede incluir tareas normales, tareas de soporte disponibles para tomar y tareas de soporte ya asignadas al usuario.

  • Procesos pendientes por atender.
  • Tickets de soporte disponibles.
  • Tickets de soporte asignados.
  • Indicador visual del avance del proceso.
Tickets de soporte por tomar

Cuando existen tickets de soporte sin responsable asignado, el dashboard los muestra como tarjetas especiales. El usuario autorizado puede tomar el ticket para empezar a atenderlo.

  • Muestra el nombre del proceso.
  • Muestra el c贸digo del ticket o proceso.
  • Muestra el solicitante del ticket.
  • Muestra observaciones o 煤ltimo comentario.
  • Incluye bot贸n Tomar.
Procesos asignados al usuario

Las tareas asignadas aparecen en tarjetas con informaci贸n resumida del proceso, gesti贸n, tarea actual, fecha de inicio, 煤ltimo comentario y porcentaje de avance.

  • Nombre del proceso.
  • C贸digo del proceso.
  • Gesti贸n relacionada.
  • Tarea o paso actual.
  • Fecha de inicio.
  • 脷ltima nota registrada.
  • Bot贸n Atender.
Acceso al PDF del proceso

Desde algunas tarjetas se puede abrir el PDF del proceso. Si la gesti贸n es tipo orden de servicio, el sistema puede abrir un modal especial para compartir el documento, copiar el enlace o enviarlo por WhatsApp.

Gestiones disponibles

En la parte inferior se muestran las gestiones que el usuario puede iniciar seg煤n su configuraci贸n, 谩rea, permisos y vigencia.

  • Gestiones globales disponibles para todas las 谩reas.
  • Gestiones espec铆ficas por 谩rea.
  • Bot贸n para iniciar un nuevo proceso.
  • Gestiones tipo ticket con opci贸n r谩pida de crear.
Acciones especiales

Si el usuario tiene permisos especiales, el dashboard puede mostrar accesos adicionales, por ejemplo la opci贸n Visitar Equipo, utilizada para registrar notas o revisiones t茅cnicas de equipos.

El dashboard centraliza el trabajo diario del usuario: muestra lo que debe atender, permite tomar tickets, continuar procesos, iniciar nuevas gestiones y acceder r谩pidamente a documentos o acciones especiales.

El dashboard de tickets permite monitorear el estado general de las solicitudes de soporte. Est谩 orientado a usuarios administrativos, soporte o supervisores que necesitan dar seguimiento a tickets abiertos, tickets sin atender, tickets completados y tiempos de atenci贸n.

Indicadores principales

En la parte superior se muestran indicadores r谩pidos del estado de los tickets:

  • Sin atender: tickets iniciados que a煤n no han sido tomados o gestionados.
  • Abiertos: tickets que se encuentran en proceso de atenci贸n.
  • Completados: tickets finalizados o cerrados.

Cuando existen tickets sin atender, el indicador puede resaltarse visualmente y mostrar una alerta autom谩tica con el listado pendiente.

Filtros de b煤squeda

La pantalla permite filtrar la informaci贸n para analizar tickets seg煤n diferentes criterios.

  • 脕rea que cre贸 el ticket.
  • Fecha desde y fecha hasta.
  • Estado del ticket.
  • Usuario que atendi贸.
  • Tipo de proceso o gesti贸n.
Tickets por usuario

Muestra una gr谩fica tipo dona con la cantidad de tickets atendidos o relacionados por usuario. Esta vista ayuda a identificar la carga de trabajo distribuida entre los usuarios de soporte.

Tickets por tipo de gesti贸n

Muestra una gr谩fica de barras con la cantidad de tickets agrupados por tipo de gesti贸n. Permite conocer qu茅 tipos de solicitudes son m谩s frecuentes.

Tendencia de tickets

La gr谩fica de tendencia muestra el comportamiento de los tickets por fecha. Sirve para analizar aumento o disminuci贸n de solicitudes en el tiempo.

Tickets m谩s lentos

La tabla de tickets m谩s lentos muestra los casos con mayor tiempo de atenci贸n. Incluye informaci贸n como c贸digo del ticket, usuario que atendi贸, usuario que cre贸, tipo de ticket, per铆odo y tiempo total.

  • C贸digo del ticket.
  • Usuario de soporte.
  • Usuario que cre贸 el ticket.
  • Tipo de ticket o gesti贸n.
  • Fecha de inicio y 煤ltima actualizaci贸n.
  • Tiempo transcurrido.
Detalle del ticket

Desde la tabla se puede abrir el detalle de un ticket en una ventana modal. Esto permite consultar la informaci贸n del ticket sin salir del dashboard.

Actualizaci贸n autom谩tica

El dashboard puede refrescar autom谩ticamente los indicadores, gr谩ficas y tabla de tickets cada cierto tiempo, permitiendo mantener la informaci贸n actualizada sin recargar manualmente la p谩gina.

Este dashboard sirve para supervisar la operaci贸n de soporte: muestra tickets pendientes, carga por usuario, tipos de solicitud, tendencias, tiempos de atenci贸n y tickets que requieren seguimiento.

La pantalla Mis Tickets permite al usuario consultar el historial reciente de tickets creados o relacionados con su cuenta. Desde esta vista puede revisar el estado, 煤ltimo comentario, tiempo de atenci贸n y tendencia de resoluci贸n.

Historial reciente
  • Muestra el total de tickets encontrados.
  • Lista los tickets recientes en formato de tabla.
  • Permite consultar fecha, detalle, nota, tiempo y responsable.
Fecha y tiempo
  • Muestra la fecha y hora de creaci贸n del ticket.
  • Muestra la hora de 煤ltima actualizaci贸n.
  • Si el ticket dur贸 m谩s de un d铆a, muestra la diferencia en d铆as.
  • Cuando aplica, muestra el tiempo total en horas y minutos.
Detalle del ticket
  • Muestra el c贸digo del ticket.
  • Muestra el nombre o tipo de solicitud.
  • Si el ticket est谩 abierto, el c贸digo permite ir al seguimiento.
  • Si el ticket est谩 cerrado, el c贸digo abre una ventana modal con el detalle.
脷ltima nota

La columna de nota muestra el 煤ltimo comentario registrado en el ticket. Esto permite conocer r谩pidamente la 煤ltima actualizaci贸n sin abrir todo el seguimiento.

Responsable y estado
  • Indica el estatus actual del ticket.
  • Usa iconos para diferenciar tickets iniciados, atendidos o sin responsable.
  • Muestra el usuario relacionado al ticket.
Tendencia de resoluci贸n

La pantalla incluye una gr谩fica que muestra el promedio de resoluci贸n por fecha, expresado en horas y minutos. Esta gr谩fica ayuda a visualizar si los tickets se est谩n resolviendo m谩s r谩pido o si existen demoras.

Modal de detalle

Cuando un ticket est谩 finalizado o completado, se puede abrir su detalle en una ventana modal sin salir de la pantalla. El sistema carga la informaci贸n del ticket mediante su c贸digo.

En resumen, esta pantalla permite al usuario revisar sus tickets, dar seguimiento a los abiertos, consultar el detalle de los cerrados y analizar el tiempo promedio de resoluci贸n.

El perfil Usuario Sede est谩 dise帽ado para usuarios que pertenecen a una sede espec铆fica y necesitan gestionar sus tickets, consultar sus equipos asignados y dar seguimiento a solicitudes creadas desde su sede.

Dashboard de sede

Al ingresar, el usuario visualiza un dashboard personalizado con el nombre de su sede. Desde esta pantalla puede consultar indicadores principales como tickets abiertos, tickets finalizados y equipos asignados a la sede.

  • Tickets abiertos: solicitudes activas pendientes de atenci贸n o seguimiento.
  • Tickets finalizados: historial de tickets cerrados.
  • Equipos asignados: cantidad de equipos vinculados a la sede.
Creaci贸n de tickets

El usuario sede puede iniciar tickets disponibles para su 谩rea o sede. Cada tipo de ticket se muestra como una tarjeta con nombre, descripci贸n y bot贸n para iniciar la solicitud.

  • Puede crear nuevos tickets desde el dashboard.
  • Solo ve los tipos de ticket habilitados para su 谩rea.
  • Al iniciar un ticket, el sistema abre el flujo configurado.
Seguimiento de tickets abiertos

El dashboard muestra los tickets abiertos del usuario o sede. Cada tarjeta permite revisar el c贸digo, tipo de ticket, estado, 煤ltimo comentario registrado y acceso al seguimiento.

  • C贸digo del ticket.
  • Fecha de creaci贸n.
  • Nombre del tipo de gesti贸n o ticket.
  • Estatus actual.
  • 脷ltimo comentario registrado.
  • Bot贸n para ver seguimiento del proceso.
Tickets finalizados

El usuario puede consultar el historial de tickets finalizados desde una ventana modal. Esta vista muestra informaci贸n compacta del cierre, solicitante, 煤ltimo paso capturado y tiempo total del ticket.

  • C贸digo del ticket.
  • Solicitante.
  • Estado final.
  • 脷ltimos campos capturados del proceso.
  • Fecha y hora de cierre.
  • Tiempo total de atenci贸n.
Reapertura de tickets

Si el ticket fue finalizado recientemente, el sistema puede permitir reabrirlo dentro del tiempo configurado. Antes de reabrir, se muestra una alerta de confirmaci贸n.

  • Solo aplica para tickets en estado finalizado o completado.
  • La reapertura est谩 limitada a un per铆odo de 24 horas.
  • Al reabrir, el ticket vuelve al proceso y pasos posteriores pueden reiniciarse.
En resumen, el perfil Usuario Sede est谩 enfocado en crear tickets, dar seguimiento a solicitudes, consultar historial cerrado y revisar los equipos asignados a su sede.

El KPI general de procesos permite analizar el comportamiento de las gestiones del sistema mediante filtros, gr谩ficas y tablas de tiempos. Esta pantalla ayuda a supervisar carga de trabajo, estados de procesos, duraci贸n promedio y tareas cr铆ticas.

Filtros de an谩lisis

La pantalla permite filtrar la informaci贸n para obtener indicadores m谩s espec铆ficos seg煤n la necesidad del usuario.

  • Estatus: permite seleccionar uno o varios estados del proceso: iniciado, proceso, finalizado o completado.
  • 脕rea: filtra los procesos seg煤n el 谩rea relacionada.
  • Usuarios: permite seleccionar uno o varios usuarios.
  • Fecha inicio y fecha fin: limita el an谩lisis a un rango de fechas.

Al seleccionar un 谩rea, el sistema puede mostrar 煤nicamente los usuarios asociados a dicha 谩rea para facilitar el an谩lisis.

Usuarios y gestiones

Esta gr谩fica muestra la cantidad de procesos agrupados por usuario y separados por estatus. Permite identificar la carga de trabajo y el estado actual de las gestiones asignadas o realizadas.

  • Procesos iniciados.
  • Procesos en proceso.
  • Procesos finalizados.
  • Procesos completados.

La gr谩fica se presenta en formato horizontal para facilitar la lectura cuando existen varios usuarios.

Tendencia por d铆as

La gr谩fica de tendencia muestra el comportamiento de la duraci贸n promedio de los procesos por d铆a. Esta informaci贸n permite detectar aumentos, disminuciones o variaciones en los tiempos de atenci贸n.

  • Visualiza fechas del per铆odo analizado.
  • Muestra duraci贸n promedio por d铆a.
  • Ayuda a identificar d铆as con mayor carga o demora.
Procesos con mayor tiempo de resoluci贸n

Esta tabla muestra los procesos que han tardado m谩s tiempo en resolverse. Sirve para identificar casos que requieren revisi贸n, seguimiento o mejora en el flujo.

  • Usuario relacionado al proceso.
  • Nombre del proceso.
  • Gesti贸n asociada.
  • Duraci贸n total en d铆as, horas y minutos.
  • Fecha de inicio y 煤ltima actualizaci贸n.

Esta informaci贸n ayuda a detectar procesos lentos o gestiones que pueden estar generando retrasos operativos.

Tareas cr铆ticas por tiempo

Esta tabla muestra las tareas o pasos que han tenido mayor duraci贸n dentro de los procesos. Permite identificar cuellos de botella en tareas espec铆ficas.

  • Usuario responsable.
  • Gesti贸n y proceso relacionado.
  • Nombre de la tarea.
  • Duraci贸n de la tarea.
  • Fecha de inicio y fecha de finalizaci贸n.

Una tarea cr铆tica puede indicar demora en atenci贸n, falta de seguimiento, dependencia de otro usuario o necesidad de ajustar el flujo configurado.

Utilidad del KPI general

Este reporte ayuda a la administraci贸n o supervisi贸n a evaluar el rendimiento de los procesos y usuarios.

  • Medir carga de trabajo por usuario.
  • Identificar procesos con mayor demora.
  • Detectar tareas cr铆ticas dentro del flujo.
  • Analizar tiempos promedio por d铆a.
  • Revisar procesos por 谩rea, usuario, estado y fecha.
  • Tomar decisiones para mejorar tiempos de atenci贸n.
El KPI general permite convertir la operaci贸n diaria en informaci贸n medible, facilitando el control de procesos, la detecci贸n de retrasos y la mejora continua del sistema.

El KPI detalle por usuario permite analizar el rendimiento individual de un usuario dentro de los procesos. Esta pantalla muestra cu谩ntos procesos ha iniciado, tiene en proceso, ha finalizado o completado, adem谩s de sus tiempos promedio y distribuci贸n por gesti贸n.

Filtros del reporte
  • Usuario: campo obligatorio para seleccionar el usuario que se desea analizar.
  • Fecha inicio: permite limitar el an谩lisis desde una fecha espec铆fica.
  • Fecha fin: permite limitar el an谩lisis hasta una fecha espec铆fica.

Al presionar Ver KPI, el sistema carga los indicadores correspondientes al usuario seleccionado.

Indicadores por estatus

La pantalla muestra tarjetas resumidas con la cantidad de procesos del usuario agrupados por estatus.

  • Iniciados: procesos creados por el usuario.
  • En proceso: procesos que siguen activos o pendientes.
  • Finalizados: procesos cerrados en una etapa final.
  • Completados: procesos concluidos completamente.
Procesos por estatus

La gr谩fica tipo dona muestra la distribuci贸n total de procesos del usuario por estatus. En el centro se visualiza el total general y cada segmento representa el porcentaje correspondiente.

  • Total de procesos del usuario.
  • Porcentaje por estatus.
  • Comparaci贸n visual entre iniciados, en proceso, finalizados y completados.
Tendencia de duraci贸n

La gr谩fica de tendencia muestra la duraci贸n promedio en d铆as de los procesos finalizados y completados por fecha.

  • Promedio de d铆as para procesos finalizados.
  • Promedio de d铆as para procesos completados.
  • Comparaci贸n del comportamiento por fecha.

Esta informaci贸n ayuda a identificar si el usuario est谩 resolviendo procesos m谩s r谩pido o si existen per铆odos con mayor demora.

Procesos por gesti贸n

Esta gr谩fica muestra los procesos del usuario agrupados por tipo de gesti贸n, comparando los finalizados contra los completados.

  • Nombre de la gesti贸n.
  • Cantidad de procesos finalizados.
  • Cantidad de procesos completados.
  • Comparaci贸n entre gestiones atendidas por el usuario.
Utilidad del KPI por usuario
  • Medir el rendimiento individual de un usuario.
  • Consultar cu谩ntos procesos tiene pendientes o cerrados.
  • Analizar tiempos promedio de atenci贸n.
  • Comparar el trabajo del usuario por tipo de gesti贸n.
  • Identificar usuarios con alta carga o retrasos.
Este KPI permite evaluar de forma individual la productividad, carga de trabajo y tiempos de resoluci贸n de cada usuario.

El reporte de procesos permite consultar, filtrar, revisar y exportar la informaci贸n general de los procesos registrados en el sistema. Esta pantalla est谩 orientada al seguimiento operativo y an谩lisis hist贸rico de las gestiones.

Filtros disponibles
  • Fecha inicio desde: filtra procesos desde una fecha inicial.
  • Fecha inicio hasta: filtra procesos hasta una fecha final.
  • Estado: permite consultar procesos iniciados, en proceso, finalizados o completados.
  • Tipo proceso: filtra por el proceso configurado.
  • Usuario: permite consultar procesos iniciados por un usuario espec铆fico.
  • 脕rea: permite filtrar por 谩rea. Si el usuario no es administrador, se usa su 谩rea asignada.
  • Gesti贸n: filtra por la gesti贸n relacionada, excluyendo gestiones tipo ticket.
Tabla de resultados

La tabla muestra el listado de procesos encontrados seg煤n los filtros aplicados.

  • Proceso: nombre del proceso y gesti贸n relacionada.
  • Nombre: nombre del registro y c贸digo del proceso.
  • Usuario: usuario que inici贸 el proceso.
  • Per铆odo: fecha de creaci贸n y 煤ltima actualizaci贸n.
  • Tiempo: tiempo transcurrido del proceso.
  • Estado: estado actual y observaciones.
  • Progreso: porcentaje de avance y 煤ltima tarea registrada.
C谩lculo de progreso

El progreso se calcula comparando la cantidad de tareas configuradas del proceso contra las tareas que ya tienen informaci贸n registrada. Esto permite visualizar el avance general del proceso en porcentaje.

B煤squeda y paginaci贸n

La tabla utiliza b煤squeda r谩pida, ordenamiento y paginaci贸n para facilitar la consulta de grandes cantidades de registros.

Detalle del proceso

Al presionar el c贸digo del proceso, el sistema abre una ventana modal con el detalle completo del proceso sin salir del reporte.

Vista previa de im谩genes

Si el detalle del proceso contiene im谩genes o archivos visuales, pueden abrirse en una ventana modal para una mejor revisi贸n.

Exportaci贸n a Excel

El bot贸n Exportar genera un archivo Excel usando los mismos filtros aplicados en pantalla. Esto permite descargar la informaci贸n para an谩lisis externo o respaldo.

Este reporte sirve para consultar procesos por fecha, estado, usuario, 谩rea, tipo de proceso y gesti贸n; adem谩s permite revisar detalles, medir avance y exportar resultados.

El reporte de tickets permite consultar, filtrar, revisar y exportar los tickets registrados en el sistema. Est谩 orientado al seguimiento de solicitudes de soporte, tiempos de atenci贸n y responsables.

Filtros disponibles
  • 脕rea cre贸: filtra los tickets seg煤n el 谩rea que gener贸 la solicitud.
  • Fecha desde: limita la b煤squeda desde una fecha inicial.
  • Fecha hasta: limita la b煤squeda hasta una fecha final.
  • Procesos: permite filtrar por gestiones relacionadas a tickets.
  • Usuario atendi贸: filtra por el usuario responsable de la atenci贸n.
  • Estado: permite consultar tickets iniciados, en proceso, finalizados o completados.
Tabla de resultados

La tabla muestra el listado de tickets encontrados seg煤n los filtros aplicados.

  • C贸digo: identificador del ticket y gesti贸n relacionada.
  • Proceso: nombre del ticket y observaciones registradas.
  • Cre贸: usuario solicitante del ticket.
  • Atendi贸: usuario asignado o responsable de la atenci贸n.
  • Per铆odo: fecha de creaci贸n y actualizaci贸n.
  • Tiempo: duraci贸n calculada en d铆as, horas y minutos.
  • Estatus: estado actual del ticket.
C谩lculo de tiempo

El sistema calcula el tiempo transcurrido entre la creaci贸n y la 煤ltima actualizaci贸n del ticket. Si el ticket est谩 煤nicamente iniciado, puede mostrarse sin tiempo de atenci贸n.

B煤squeda y ordenamiento

La tabla permite b煤squeda r谩pida, ordenamiento, paginaci贸n y vista responsiva para facilitar la consulta de registros.

Detalle del ticket

Al presionar el c贸digo del ticket, el sistema abre una ventana modal con el detalle completo del ticket sin salir del reporte.

Exportaci贸n a Excel

El bot贸n Exportar genera un archivo Excel utilizando los filtros aplicados en pantalla. Esto permite descargar la informaci贸n para an谩lisis, respaldo o seguimiento externo.

Este reporte sirve para consultar tickets por 谩rea, fecha, proceso, usuario responsable y estado; adem谩s permite revisar detalles, medir tiempos de atenci贸n y exportar resultados.

El reporte din谩mico permite consultar informaci贸n registrada en formularios especiales o campos compuestos. Estos formularios pueden funcionar como cat谩logos reutilizables, por ejemplo clientes, proveedores, equipos, ubicaciones u otros registros configurables.

Selecci贸n del tipo de reporte

El usuario selecciona el formulario o cat谩logo que desea consultar. Al seleccionarlo, el sistema carga autom谩ticamente las columnas din谩micas configuradas para ese formulario.

  • Permite seleccionar el formulario desde una lista.
  • Recuerda el 煤ltimo reporte consultado.
  • Carga los campos configurados como columnas.
  • Permite consultar cat谩logos como clientes u otros registros especiales.
Tabla din谩mica

La tabla se construye de forma autom谩tica seg煤n los campos del formulario seleccionado.

  • Preferido: muestra el nombre principal del registro.
  • Campos din谩micos: cada campo configurado se muestra como columna.
  • Procesos: muestra el 煤ltimo proceso relacionado al registro.
  • Creaci贸n: fecha en que se cre贸 el registro.
  • Actualizaci贸n: fecha de 煤ltima visita o actualizaci贸n.
  • Acciones: permite editar o eliminar registros seg煤n corresponda.
Relaci贸n con procesos

Si un registro tiene procesos relacionados, el sistema muestra el 煤ltimo c贸digo asociado. Al desplegarlo, se puede consultar el historial de procesos vinculados a ese registro.

  • C贸digo del proceso.
  • Fecha de inicio.
  • Fecha de finalizaci贸n.
  • Usuario que inici贸 el proceso.
  • Observaciones registradas.
  • Acceso al detalle del proceso en modal.
Edici贸n del registro

Desde el reporte se puede editar un registro mediante una ventana modal. El sistema carga el nombre principal y los campos din谩micos configurados para el formulario.

  • Texto.
  • N煤mero.
  • Decimal.
  • Fecha.
  • Correo.
  • 脕rea de texto.
  • Selecci贸n.
  • Check.

Al guardar, el sistema actualiza el registro y recarga la tabla.

Eliminaci贸n de registros

Si el registro no tiene procesos relacionados, el sistema puede permitir eliminarlo. Antes de eliminar, se muestra una alerta de confirmaci贸n.

  • Solo se elimina si no tiene procesos vinculados.
  • Se solicita confirmaci贸n antes de borrar.
  • La tabla se actualiza despu茅s de eliminar.
B煤squeda, ordenamiento y paginaci贸n

La tabla permite buscar registros, ordenar columnas y navegar por p谩ginas para facilitar el an谩lisis de grandes vol煤menes de informaci贸n.

Exportaci贸n a Excel

El bot贸n Exportar Excel descarga el reporte din谩mico del formulario seleccionado. Si no se ha seleccionado un formulario, el sistema solicita elegir uno primero.

Este reporte permite convertir formularios configurables en reportes din谩micos, facilitando la consulta, edici贸n, trazabilidad y exportaci贸n de cat谩logos especiales como clientes.
Casos de uso BPM aplicables en Process People

Esta secci贸n muestra ejemplos de procesos que pueden configurarse en Process People utilizando tareas, formularios, responsables, respuestas, notificaciones y reportes.

Cada ejemplo puede adaptarse seg煤n las reglas internas de la empresa, 谩reas responsables, niveles de aprobaci贸n y documentos requeridos.

Process People est谩 dise帽ado como un sistema abierto, adaptable e integrable con otras plataformas mediante API, servicios externos o desarrollos personalizados.

Esto permite conectar los procesos internos de la empresa con sistemas existentes, evitando duplicidad de informaci贸n y facilitando la automatizaci贸n entre diferentes herramientas.

Ejemplos de integraci贸n
  • SAP: integraci贸n para consultar, enviar o sincronizar informaci贸n relacionada con compras, inventarios, clientes, proveedores, facturaci贸n u 贸rdenes internas.
  • Google Calendar: creaci贸n autom谩tica de eventos, recordatorios, visitas t茅cnicas, reuniones, mantenimientos o fechas l铆mite de tareas.
  • Correo electr贸nico: env铆o de notificaciones, alertas, aprobaciones, documentos PDF o seguimiento de tickets.
  • WhatsApp / SMS: env铆o de enlaces, avisos, 贸rdenes de trabajo, confirmaciones o recordatorios al usuario final.
  • APIs externas: conexi贸n con sistemas contables, CRM, ERP, plataformas de firma, sistemas de inventario, servicios de autenticaci贸n u otras aplicaciones internas.
Adaptaci贸n seg煤n la empresa

Cada integraci贸n puede adaptarse seg煤n las reglas, procesos y sistemas utilizados por la organizaci贸n. El sistema puede enviar informaci贸n, recibir datos, consultar estados o ejecutar acciones autom谩ticas seg煤n el flujo configurado.

  • Consulta de informaci贸n desde sistemas externos.
  • Env铆o autom谩tico de datos al finalizar una tarea.
  • Sincronizaci贸n de cat谩logos como clientes, proveedores o productos.
  • Creaci贸n de eventos o recordatorios.
  • Generaci贸n de documentos o notificaciones autom谩ticas.
  • Integraci贸n con servicios de firma electr贸nica.
Al ser un sistema abierto, Process People puede integrarse o adaptarse a SAP, Google Calendar y cualquier otra plataforma que permita conexi贸n por API o servicios externos.

Permite solicitar productos, servicios o insumos y enviarlos a revisi贸n seg煤n el flujo de autorizaci贸n definido.

  1. Usuario crea solicitud de compra.
  2. Jefe de 谩rea revisa y aprueba o rechaza.
  3. Compras cotiza proveedores.
  4. Finanzas valida presupuesto.
  5. Se autoriza la compra o finaliza el proceso.
Campos sugeridos:
  • Producto o servicio solicitado.
  • Cantidad.
  • Justificaci贸n.
  • Monto estimado.
  • Archivo de cotizaci贸n.

Permite evaluar solicitudes de pr茅stamo mediante etapas de revisi贸n documental, an谩lisis financiero y decisi贸n final.

  1. Registro de datos del solicitante.
  2. Validaci贸n de documentos.
  3. Evaluaci贸n financiera.
  4. Decisi贸n del analista.
  5. Aprobaci贸n, rechazo o solicitud de correcci贸n.
Respuestas posibles:
  • Aprobado.
  • Rechazado.
  • Requiere correcci贸n.

Este proceso permite gestionar una solicitud de contrataci贸n desde la necesidad inicial del puesto hasta la selecci贸n final del candidato. Puede involucrar al 谩rea solicitante, recursos humanos, jefaturas y gerencia seg煤n las reglas de aprobaci贸n configuradas.

Flujo sugerido
  1. Solicitud de plaza: el 谩rea solicitante registra la necesidad de contratar personal.
  2. Aprobaci贸n de jefatura: el jefe valida si la plaza es necesaria y autoriza continuar.
  3. Validaci贸n de presupuesto: finanzas o gerencia confirma si existe presupuesto disponible.
  4. Publicaci贸n de vacante: recursos humanos publica la plaza en los canales definidos.
  5. Recepci贸n de candidatos: se registran candidatos y documentos recibidos.
  6. Evaluaci贸n inicial: recursos humanos revisa perfil, experiencia y requisitos m铆nimos.
  7. Entrevista t茅cnica: el 谩rea solicitante eval煤a conocimientos o competencias del candidato.
  8. Entrevista final: gerencia o jefatura toma la decisi贸n final.
  9. Selecci贸n: se confirma candidato seleccionado o se rechaza la solicitud.
  10. Cierre del proceso: se registra resultado final y observaciones.
Campos sugeridos
  • Nombre del puesto.
  • 脕rea solicitante.
  • Tipo de contrataci贸n.
  • Motivo de la plaza.
  • Rango salarial.
  • Fecha requerida de ingreso.
  • Perfil requerido.
  • Experiencia m铆nima.
  • Documentos adjuntos.
  • Candidato seleccionado.
Respuestas y caminos posibles

Cada tarea puede tener respuestas configuradas para continuar por diferentes caminos del flujo.

  • Aprobado: contin煤a a la siguiente etapa del reclutamiento.
  • Rechazado: finaliza el proceso dejando observaci贸n del motivo.
  • Solicitar correcci贸n: regresa al 谩rea solicitante para completar informaci贸n.
  • Candidato apto: contin煤a a entrevista o evaluaci贸n final.
  • Candidato no apto: permite evaluar otro candidato o cerrar la solicitud.
Notificaciones sugeridas
  • Notificar a jefatura cuando se crea una solicitud de plaza.
  • Notificar a recursos humanos cuando la plaza es aprobada.
  • Notificar al 谩rea solicitante cuando un candidato avanza.
  • Notificar a gerencia cuando requiere aprobaci贸n final.
  • Notificar cierre del proceso con el resultado final.
Indicadores 煤tiles
  • Tiempo promedio de contrataci贸n.
  • Cantidad de solicitudes abiertas.
  • Plazas aprobadas y rechazadas.
  • Candidatos evaluados por plaza.
  • Procesos pendientes por 谩rea o responsable.
Este ejemplo demuestra c贸mo Process People puede adaptarse a un flujo de recursos humanos, controlando aprobaciones, candidatos, documentos, entrevistas, notificaciones y reportes.

Permite gestionar solicitudes de vacaciones con aprobaci贸n del jefe inmediato y registro para recursos humanos.

  1. Empleado solicita fechas de vacaciones.
  2. Jefe inmediato aprueba o rechaza.
  3. Recursos humanos registra la autorizaci贸n.
  4. Se notifica la decisi贸n al empleado.
Campos sugeridos:
  • Fecha inicio.
  • Fecha fin.
  • D铆as solicitados.
  • Comentario.

Permite que una sede o usuario reporte una incidencia y que el equipo de soporte le d茅 seguimiento hasta su cierre.

  1. Usuario crea ticket.
  2. Soporte recibe notificaci贸n.
  3. T茅cnico toma el ticket.
  4. Se registran notas internas o p煤blicas.
  5. Se finaliza el ticket con soluci贸n.
Campos sugeridos:
  • Tipo de problema.
  • Descripci贸n.
  • Prioridad.
  • Archivo o imagen de evidencia.

Permite generar una orden de trabajo con enlace p煤blico, QR y firma electr贸nica de aceptaci贸n.

  1. Se crea la orden de trabajo.
  2. El sistema genera enlace p煤blico y QR.
  3. Se env铆a notificaci贸n por correo, SMS o WhatsApp.
  4. El usuario revisa t茅rminos y condiciones.
  5. El usuario firma electr贸nicamente.

Permite registrar clientes mediante formularios din谩micos y campos compuestos con reporter铆a propia.

  1. Usuario registra datos del cliente.
  2. Se valida informaci贸n comercial o legal.
  3. Se adjuntan documentos requeridos.
  4. Se aprueba el alta del cliente.
  5. El cliente queda disponible en reportes din谩micos.
Campos sugeridos:
  • Nombre del cliente.
  • NIT o identificaci贸n.
  • Correo.
  • Tel茅fono.
  • Direcci贸n.
  • Documentos adjuntos.

Permite registrar una visita t茅cnica a un equipo mediante escaneo de QR, notas, evidencias y seguimiento.

  1. T茅cnico escanea el QR del equipo.
  2. Consulta el estado e historial del equipo.
  3. Registra diagn贸stico o mantenimiento.
  4. Adjunta fotograf铆as o documentos.
  5. Finaliza la visita t茅cnica.

Permite asignar un equipo a un colaborador, registrar evidencia, generar historial y solicitar firma electr贸nica.

  1. Se selecciona el equipo disponible.
  2. Se registra colaborador, sede y departamento.
  3. Se genera documento de recepci贸n.
  4. El colaborador firma electr贸nicamente.
  5. El equipo cambia a estado asignado.

Permite registrar la devoluci贸n de un equipo asignado y actualizar su estado dentro del inventario.

  1. Se busca la asignaci贸n activa del equipo.
  2. Se registra fecha de devoluci贸n.
  3. Se documenta el estado f铆sico del equipo.
  4. Se agregan notas o evidencias.
  5. El equipo queda disponible, en revisi贸n o dado de baja.

Permite solicitar mantenimiento preventivo o correctivo para equipos, instalaciones o recursos internos.

  1. Usuario registra solicitud.
  2. Responsable eval煤a prioridad.
  3. Se asigna t茅cnico o encargado.
  4. Se realiza mantenimiento.
  5. Se registra soluci贸n y evidencia.

Permite solicitar y aprobar gastos internos con soporte documental y validaci贸n financiera.

  1. Usuario registra gasto solicitado.
  2. Jefe revisa justificaci贸n.
  3. Finanzas valida presupuesto.
  4. Se aprueba o rechaza.
  5. Se registra comprobante o liquidaci贸n.

Permite revisar, aprobar, rechazar o solicitar correcciones sobre documentos internos.

  1. Usuario carga documento.
  2. Revisor valida contenido.
  3. Puede aprobar, rechazar o pedir correcci贸n.
  4. Se registra historial de cambios.
  5. Se finaliza con versi贸n aprobada.